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Vorgehensmodell

Grundlage für die Einführung eines neuen ERP-Systems an den zehn Thüringer Hochschulen ist das im ERP-Umfeld definierte „klassische Vorgehensmodell“. Diesem Vorgehensmodell liegt ein zeitlich linearer Projektablauf zugrunde. Zentraler Bestandteil des Vorgehensmodells ist das über alle zehn Thüringer Hochschulen und in Abstimmung mit dem Thüringer Ministerium für Wirtschaft, Wissenschaft und Digitale Gesellschaft formulierte Ziel, ein leistungs- und zukunftsfähiges, zeitgemäßes, verlässliches und auf kaufmännischen Prinzipien basierendes integriertes Ressourcenmanagementsystem mit einer einheitlichen Datenbasis zur Verwaltung und Steuerung der Hochschulressourcen zu implementieren, dem weitestgehend vereinheitlichte und standardisierte Prozesse zu Grunde liegen.


Das Gesamtvorhaben ist in zwei Projektphasen unterteilt, die das Vorhaben inhaltlich strukturieren:

Vorgensmodell_2Puzzlteile

 

Es ist auf Basis eines Verbundreferenzsystems ein Gesamtsystem zu erstellen, welches folgende Kernbestandteile umfasst:

  • Finanzbuchhaltung
  • Haushaltsmanagement
  • Einkauf/ Materialwirtschaft
  • Kosten- und Leistungsrechnung
  • Projekt- und Fördermittelverwaltung
  • Controlling/ Berichtswesen
  • Personal
  • Schnittstellen

Die ERP-Kernbestandteile sollen an allen beteiligten Thüringer Hochschulen ab Beginn der Vertragslaufzeit schrittweise eingeführt und bis zum 01.01.2018 produktiv gesetzt werden. Der im Projekt vorgesehene Implementierungsansatz sieht vor, zunächst gemeinsam mit den Thüringer Hochschulen ein Thüringer Hochschulverbundreferenzsystem zu konzipieren (Phase ‚Aufbau Verbundreferenzsystem‘). Nach einer Verifikation dieses Verbundreferenzsystems wird dieses auf die Gegebenheiten jeder Hochschule angepasst (Phase ‚hochschulspezifische Feinkonzeption‘) und in den hochschulindividuellen Ausprägungen an den projektbeteiligten Hochschulen ausgerollt (Phase ‚Rollout‘).

Der erste Projektabschnitt hat die Definition eines einheitlichen Hochschulverbundreferenzsystems zum Ziel. Aufbauend auf den konzeptionellen Vorgaben erfolgt die Erstellung fachlicher und technischer Konzepte. Die Konzeption wird hierzu in thematisch zusammenhängende Teilprojekte untergliedert, in denen die Arbeit im Wesentlichen durch Workshops unter Teilnahme der von den Hochschulen entsandten Delegierten erfolgt. Die darin getroffenen Festlegungen werden in einem Entwurf des Verbundreferenzsystems abgebildet und gemeinsam mit den Teilprojekten verifiziert. Im Ergebnis entsteht das Verbundreferenzsystem, welches wiederum die Basis für die hochschulspezifische Feinkonzeption darstellt. Das Verbundreferenzsystem verfolgt die Zielstellung, ein einheitliches System für alle Thüringer Hochschulen zur Verfügung zu stellen, in welchem grundsätzlich alle Funktionsbereiche vorgesehen sind („alles für alle“).

In dem Projektabschnitt der hochschulindividuellen Feinkonzeption wird auf Basis des Verbundreferenzsystems die erforderliche Anpassung an die Gegebenheiten der einzelnen Hochschulen sowie die etwaige Deltakonzeption vorgenommen. Diese Anpassungen umfassen die konkrete und über die im Verbundreferenzsystem vorausgeprägten Strukturen hinausgehenden Stammdaten und Einstellungen der jeweiligen Hochschule (z. B. Kostenstellen- und Kostenträgerstrukturen, Rollenzuordnungen zu Organisationseinheiten).

Nach der Abnahme der hochschulspezifischen Feinkonzeptionen beginnt der Rollout der auf dem Verbundreferenzsystem basierenden Hochschulsysteme an allen zehn projektbeteiligten Thüringer Hochschulen. Innerhalb des Rollout erfolgt die hochschulindividuelle Einrichtung der ERP-Software auf Basis der jeweiligen hochschulspezifischen Feinkonzeption. Im Rahmen der Softwarekonfiguration werden hochschulspezifische Stammdaten angelegt bzw. aus Altverfahren übernommen. Ferner erfolgt die Anbindung an vor- und nachgelagerte Verfahren auf Basis der konzipierten und umgesetzten Schnittstellen sowie die Einrichtung von Berechtigungen. Im Anschluss erfolgt die Verifizierung der einzelnen Hochschulsysteme auf Basis der im Testmanagementkonzept definierten Vorgehensweise.

Neben den Kernbestandteilen können auch weitere optionale Bestandteile implementiert werden, die nur für einen Teil der Thüringer Hochschulen relevant sind bzw. mittelfristige Erweiterungen darstellen. Sie stellen eine individuell, im eigenen Ermessen einer jeden Hochschule zu wählende Erweiterung des Projektumfangs dar und sind zeitlich nach der Implementierungsphase für die Kernbestandteile angesiedelt.