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Projekt

Auch wenn Hochschulen nicht in jeder Hinsicht wie Unternehmen zu betrachten sind, weil ihre Leistungen nicht notwendigerweise zu einem unmittelbaren finanziellen Ertrag führen und weil sie auch hoheitliche Aufgaben wahrnehmen, so gilt trotzdem, dass sie nach modernen Prinzipien zu verwalten sind und das Management von personellen, finanziellen oder materiellen Ressourcen sich als Aufgabe stellt.

Enterprise-Resource-Planning (ERP) ist ein Oberbegriff für die bedarfsgerechte Steuerung und Planung für eben diese Ressourcen. Personal, Kapital, Betriebsmittel, Material und Technik müssen bewirtschaftet werden. Dies geschieht auch heute schon mit der Unterstützung durch eine Vielzahl von Computerprogrammen. Die Einzelanwendungen, die teilweise nicht kompatibel sind, sind jedoch teils schon ziemlich veraltet. So wurde etwa das IT-System, mit dem etliche Thüringer Hochschulen ihre Mittel verwalten, bereits in den 70er Jahren entwickelt. Allerdings gab es zu dieser Zeit noch völlig andere Grundsätze als die, die jetzt angewendet werden. Deshalb erfüllen viele Systeme nicht mehr den gewünschten Standard. Außerdem sind in großer Zahl weitere Anwendungen hinzugetreten, mit der Folge, dass immer mehr Schnittstellen entstanden sind.

Vielfach werden unterschiedliche Daten geliefert, die inkompatibel sind. Gleichzeitig erlauben sie nicht die Verwaltung der Daten, wie sie nach den derzeitigen gesetzlichen Regelungen erforderlich wären. Weil aber die Hochschulen an die Vorgaben etwa der Finanzämter gebunden sind, werden viele Berichte und Berechnungen unter hohem Aufwand von Hand erstellt. Planungs- und Steuerungsaufgaben sind außerordentlich schwierig durchzuführen, weil Vorausberechnungen kaum möglich sind und Daten nicht in Echtzeit vorliegen. Die Folge ist einerseits, dass Hochschulleitungen teilweise zeitverzögert einen Überblick über die Situationen an ihren Hochschulen erhalten. Andererseits sind MitarbeiterInnen an die Grenzen ihrer Belastbarkeit angelangt.

Neuartige ERP-Systeme bieten eine Verwaltung der unterschiedlichen Ressourcen nach einem einheitlichen Prinzip. Einige Schnittstellen fallen weg, Prozesse können automatisiert und manuelle Zusatzarbeiten reduziert werden. Mit dem Ziel, für die zehn Thüringer Hochschulen ein solches System zu beschaffen, wurde mit finanzieller Unterstützung des Landes Thüringen eine Ausschreibung für ein einheitliches ERP-System auf den Weg gebracht.

Am 1. Januar 2018 soll ein neues ERP-System an den zehn Thüringer Hochschulen an den Start gehen. Es wird die Bereiche Beschaffung, internes und externes Rechnungswesen sowie Personalmanagement umfassen, also die Finanz- und Personalverwaltung erneuern.