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ERP-Projekt der Thüringer Hochschulen  > FAQ  

FAQ

show Content Wofür steht ERP?

Die Abkürzung ERP steht für „Enterprise Resource Planning“ und beschreibt die Aufgabe, die Ressourcen einer Organisation in seiner Gesamtheit zu planen und zu steuern. Dazu gehören zum Beispiel die Finanzen, das Personal, die Betriebsmittel und Materialien, die Informations- und Kommunikationstechnik sowie die IT-Systeme.

show Content Was ist ein ERP-System?

Ein ERP-System ist ein leistungsfähiges Controlling- und Steuerungsinstrument, welches eingesetzt wird, um funktionsbereichsübergreifende Geschäftsprozesse auf einer Plattform zu vereinen, gezielt zu organisieren und durchzuführen.
Für diese komplexe Aufgabenstellung wird eine gemeinsame Datenbasis benötigt, die eine schnelle und einfache Verknüpfung der verschiedenen Funktionsbreiche wie z. B. Finanz- und Rechnungswesen, Controlling und Berichtswesen, Beschaffung und Materialwirtschaft, Personalwesen sowie branchenspezifische Lösungen für Haushaltsmanagement und Drittmittelverwaltung ermöglicht. Zudem wird auf Basis konsolidierter Daten die Planung und die einheitliche Steuerung der verschiedenen Bereich unterstützt.

show Content Warum brauchen wir ein ERP-System?

Neuartige ERP-Systeme ermöglichen die Verwaltung unterschiedlicher Ressourcen der zehn Thüringer Hochschulen nach einem einheitlichen Prinzip. Einige Schnittstellen fallen weg, Prozesse können automatisiert und manuelle Zusatzarbeiten reduziert werden. Der Arbeitsalltag wird durch das neue ERP-System erleichtert.

show Content Wer ist an dem Thüringer ERP-Einführungsprojekt beteiligt?

Das Projekt zur Einführung eines neuen ERP-Systems an den Thüringer Hochschulen ist ein Gemeinschaftsprojekt der zehn Thüringer Hochschulen. Sowohl die Durchführung der ERP-Einführung als auch der laufende Betrieb und die Betreuung des ERP-Systems liegen in der Verantwortung der Hochschulen.
Das Thüringer Ministerium für Wirtschaft, Wissenschaft und Digitale Gesellschaft (TMWWDG) sowie das Thüringer Finanzministerium (TFM) unterstützen hierbei das Projekt in finanzieller und beratender Hinsicht.

show Content Wer ist AnsprechpartnerIn?

An allen Hochschulen gibt es für das ERP-Einführungsprojekt eine(n) KoordinatorIn. Diese(r) beantwortet Ihnen alle Fragen oder vermittelt Sie an eines der Mitglieder der Fachgruppen, die für bestimmte fachliche Fragestellungen hochschulübergreifend tätig sind.

Die Personalräte der einzelnen Hochschulen stehen ebenfalls zur Verfügung. Sie beraten einzelne MitarbeiterInnen etwa zu den Anforderungen bei der Systemeinführung, helfen bei Bedenken und vermitteln bei Bedarf auch zwischen dem Betreffenden und der/ dem Vorgesetzten.

Darüber hinaus stehen Ihnen jederzeit die MitarbeiterInnen des Thüringer ERP-Hochschulkompetenzzentrums in fachlichen und technischen Belangen beratend zur Seite.

show Content Wann gibt es Schulungen?

Schulungen werden für alle Key-User und End-User des neuen ERP-Systems angeboten und finden über die gesamte Projektlaufzeit statt.

show Content Wie ist der zeitliche Rahmen?

Die Implementierungsphase des ERP-Systems beginnt im November 2016. Das Kernsystem mit den Bestandteilen Finanzen, Beschaffung und Personal soll bis 1. Januar 2018 an allen zehn Thüringer Hochschulen erfolgreich implementiert werden. Die knappe Projektphase erfordert die enge Zusammenarbeit und den Einsatz aller MitarbeiterInnen der zehn Thüringer Hochschulen. Nach einer Konsolidierungs- und Betreuungsphase, sollen dann ab dem ersten Quartal 2018 weitere Optionen eingeführt werden.

show Content Wird das neue ERP-System überall identisch eingeführt?

Alle Thüringer Hochschulen werden das gleiche ERP-System nutzen. Das heißt aber nicht, dass beispielsweise die Beschaffung eines neuen Rechners überall in derselben Weise ablaufen muss. Die Prozesse können in einem bestimmten Rahmen hochschulspezifisch gestaltet werden. So muss nicht jede Hochschule zwingend alle Felder in den Datenmasken bestücken. Aufgabe des implementierenden Anbieters wird es sein, zu klären, wie die jeweiligen Prozesse am Ende genau aussehen werden und welche Unterschiede es an den einzelnen Hochschulstandorten geben wird.

show Content Was ist ein Change Request?

Unter Change Request - oder auch Änderungswunsch - ist eine veränderte Anforderung an ein zu erstellendes Softwaresystem zu verstehen.

show Content Was ist unter dem Begriff "Verifikation" zu verstehen?

Mittels einer Verifikation wird festgestellt, ob das MACH-System allen Anforderungen der Thüringer Hochschulen gerecht wird. Die Verfikation erfolgt auf Basis von Integrationstest, die von den zehn Hochschulen gemeinsam vollführt werden. Die Durchführung dieser Tests erfolgt anhand eines Testfallkatalogs der Hochschulen.

show Content Was ist unter einer Deltakonzeption zu verstehen?

Die Phase der Deltakonzeption -auch Feinkonzepion genannt- begann im Juli 2017. Hierbei haben die Hochschulen die Möglichkeit, das bestehende Verbundreferenzsystem (VRS) an ihre Bedürfnisse anzupassen. Das VRS bildet alle Funktionen, Felder und Inhalte ab, die mindestens eine Thüringer Hochschule gefordert hat. Dementsprechend wurde es nach dem Maximalprinzip erstellt. Im Rahmen der Feinkonzeption können die Hochschulen deshalb z.B. Felder, die sie nicht benötigen ausblenden, Listeneinträge entfernen oder BI-Berichte mit ihrem hochschulspezifischem Layout versehen.

show Content Was sind BI-Berichte?

Neben den Standardberichten, bietet die MACH-Software auch die Möglichkeit, Berichte mittels des integrierten Werkzeugs MACH BI an die Bedürfnisse der Hochschulen anzupassen. Eine ausführliche Erläuterung zu MACH BI finden Sie auf der Seite der MACH AG.