Implementierungsphase

Die Implementierungsphase wird gemeinsam mit dem Implementierer, der MACH AG, gestaltet. Sie knüpft direkt an die Vorprojektphase an und umfasst den kompletten Prozess der Einführung des neuen ERP-Systems von der Feinkonzeption über die Realisierung, die Tests, die Startvorbereitungen und den Produktivstart.

Die Implementierungsphase des Gesamtvorhabens wird durch die MACH AG in weitere Phasen unterteilt. Diese sind:

  • Phase 2.1 „Aufbau Verbundreferenzsystem“
  • Phase 2.2 „hochschulspezifische Feinkonzeption“
  • Phase 2.3 „Rollout“

Parallel zu den definierten Phasen des Gesamtvorhabens wird das Projekt von den Querschnittsthemen Projektmanagement, Akzeptanz- und Veränderungsmanagement sowie Qualitäts- und Testmanagement begleitet. Um die Anforderungen an eine moderne, leistungsfähige und verlässliche IT-Technik sowie das für deren Betreiben notwendige Know-how aufzubauen und langfristig sicher zu stellen, nimmt zudem das Thema IT-Infrastruktur eine wichtige Rolle im Gesamtprojekt ein.

Implementierungsumfang

Es ist auf Basis eines Verbundreferenzsystems ein Gesamtsystem zu erstellen, welches folgende Bestandteile umfasst, die als Kernbestandteile (im Folgenden ERP-Kern) bezeichnet werden:

  • Finanzbuchhaltung
  • Haushaltsmanagement
  • Einkauf/ Materialwirtschaft
  • Kosten- und Leistungsrechnung
  • Projekt- und Fördermittelverwaltung                                
  • Controlling/ Berichtswesen
  • Personal
  • Schnittstellen

 

2018-05-15_Bestandteile ERP-Kern

Bestandteile ERP-Kern

 

Neben den in der Abbildung wiedergegebenen und oben aufgeführten Bestandteile haben die Hochschulen die Möglichkeit, weitere individuelle Optionen, die das MACH-System bietet, in Anspruch zu nehmen.

Implementierungsansatz

Der ERP-Kern (1) wird an allen beteiligten Hochschulen ab Beginn der Vertragslaufzeit schrittweise eingeführt und bis zum 01. Januar 2019 produktiv gesetzt. Die ERP-Optionen (2) stellen eine individuell, im eigenen Ermessen einer jeden Hochschule zu wählende Erweiterung des Projektumfangs dar und sind zeitlich nach der Implementierungsphase für den ERP-Kern angesiedelt.

Der im Projekt vorgesehene Implementierungsansatz sieht vor, zunächst gemeinsam mit den Thüringer Hochschulen ein Thüringer Hochschulverbundreferenzsystem zu konzipieren (Phase ‚Aufbau Verbundreferenzsystem‘). Nach einer Verifikation dieses Verbundreferenzsystems wird dieses auf die Gegebenheiten jeder Hochschule angepasst (Phase ‚hochschulspezifische Feinkonzeption‘) und in den hochschulindividuellen Ausprägungen an den projektbeteiligten Hochschulen ausgerollt (Phase ‚Rollout‘). Die Hochschulindividualität der Konzeption und Umsetzung bezieht sich hierbei auf die Stamm- und Bewegungsdaten der Hochschulen sowie ggf. Selektion von im Verbundreferenzsystem konzipierten Prozessschritten/ Funktionen. Es ist hiermit keine über das Verbundreferenzsystem hinausgehende Erweiterung oder vom Verbundreferenzsystem abweichende Gestaltung gemeint.

Projektabschnitt Aufbau Verbundreferenzsystem (HS-VRS)

Der erste Projektabschnitt hat die Definition eines einheitlichen Hochschulverbundreferenzsystems (VRS) zum Ziel. Dies geschieht entsprechend folgender Vorgehensweise:

Aufbauend auf den konzeptionellen Vorgaben, insbesondere des Kriterienkatalogs, des ERP-Fachkonzepts und des Rahmenhandbuchs erfolgt seitens MACH die Erstellung fachlicher und technischer Konzepte. Die Konzeption wird hierzu in thematisch zusammenhängende Teilprojekte untergliedert, in denen die Arbeit im Wesentlichen durch Workshops unter Teilnahme der von den Hochschulen entsandten Delegierten erfolgt. Die darin getroffenen Festlegungen werden in einem Entwurf des VRS abgebildet und gemeinsam mit den Teilprojekten verifiziert. Im Ergebnis entsteht das Verbundreferenzsystem 1.0 (VRS 1.0), welches wiederum die Basis für die hochschulspezifische Feinkonzeption darstellt.

Das Verbundreferenzsystem verfolgt die Zielstellung, ein einheitliches System für alle Hochschularten und Hochschulen zur Verfügung zu stellen, in welchem grundsätzlich alle Funktionsbereiche vorgesehen sind („alles für alle“). Für die inhaltliche Konsistenz zu den rechtlichen und konzeptionellen Rahmenbedingungen innerhalb eines Teilprojekts sind die Teilprojektleitungen verantwortlich. Um die inhaltliche Konsistenz auch teilprojektübergreifend zu wahren, werden im Rahmen der Konzeption teilprojektübergreifende Workshops und Abstimmungen erfolgen.

Projektabschnitt hochschulspezifische Feinkonzeption

In diesem Projektabschnitt wird auf Basis des Verbundreferenzsystems die erforderliche Anpassung an die Gegebenheiten der einzelnen Hochschulen sowie die etwaige Deltakonzeption vorgenommen. Diese Anpassungen umfassen die konkrete und über die im HS-VRS vorausgeprägten Strukturen hinausgehenden Stammdaten und Einstellungen der jeweiligen Hochschule (z. B. Kostenstellen- und Kostenträgerstrukturen, Rollenzuordnungen zu Organisationseinheiten). Soweit darüber hinaus für einige Hochschulen im Rahmen der im Verbundreferenzsystem bestehenden Wahlrechte ausgeübt werden sollen (z. B. Weglassen von Prozessschritten bei definierten mehrstufigen Prozessen oder Ergänzung hochschulindividueller Merkmale für Projektklassifizierungen), werden diese im Zuge der Deltakonzeption festgelegt und dokumentiert. Hierzu zählen auch über die grundsätzlich im Verbund getroffenen Festlegungen zur Datenmigration hinausgehende Anpassungen im Migrationsvorgehen (z. B. betreffend die Auswahl der zu migrierenden Stamm- oder Bewegungsdaten).

Projektabschnitt Rollout

Nach der Abnahme der hochschulspezifischen Feinkonzeptionen beginnt der Rollout der auf dem Verbundreferenzsystem basierenden Hochschulsysteme an allen zehn projektbeteiligten Thüringer Hochschulen.

Innerhalb des Rollout erfolgt die hochschulindividuelle Einrichtung der MACH Software auf Basis der jeweiligen hochschulspezifischen Feinkonzeption. Im Rahmen der Softwarekonfiguration werden hochschulspezifische Stammdaten angelegt bzw. aus Altverfahren übernommen. Ferner erfolgt die Anbindung an vor- und nachgelagerte Verfahren auf Basis der konzipierten und umgesetzten Schnittstellen sowie die Einrichtung von Berechtigungen. Im Anschluss erfolgt die Verifizierung der einzelnen Hochschulsysteme auf Basis der im Testmanagementkonzept definierten Vorgehensweise.

Sofern und soweit im Zuge des Rollout Anpassungen oder Optimierungen an dem Modell mit Auswirkung oder Nutzen für das VRS vorgenommen werden, werden diese in einem Roll-In-Prozess in die Grundkonzeption des HS-VRS übernommen.